Fazer uma excursão envolve ter tudo na ponta do lápis e, por isso, é preciso ter cuidado ao fazer o cálculo de despesas dessa viagem
A primeira coisa a se fazer ao planejar uma viagem é listar todos os gastos envolvidos. Usar tecnologias para o cálculo das despesas — como planilhas, aplicativos e sites específicos — é uma boa ideia, mas fazer um controle manual também pode ser muito eficiente. De qualquer forma, o importante é se planejar.
E você, está pensando em organizar uma excursão e tem se preocupado com o orçamento? Neste artigo, vamos explicar os principais gastos desse tipo de passeio e como realizar o cálculo de despesas da viagem de forma descomplicada. Quer entender como funciona? Então, continue a leitura e comece a se organizar!
Como calcular as despesas de uma viagem?
Planejar bem uma viagem é fundamental para que tudo dê certo, especialmente quando se está organizando uma excursão. Afinal, esse tipo de viagem envolve um roteiro a ser seguido por um número grande de pessoas, então é importante ter tudo definido, como orçamento disponível, quanto tempo vai durar a excursão e quais destinos vão fazer parte do roteiro. A partir disso, basta buscar as melhores alternativas para economizar.
Para evitar erros no planejamento de viagem, é necessário fazer uma lista com os principais gastos — estamos falando daquelas despesas que não podem ser evitadas, mas sim minimizadas. São elas:
- pontos turísticos;
- passagem e transporte;
- alimentação;
- hospedagem;
- seguro viagem;
- despesas extras.
Agora que os gastos indispensáveis foram listados, é chegado o momento de fazer pesquisas e encontrar as melhores alternativas. A seguir, abordaremos cada um dos itens. Não perca!
Pontos turísticos para visitar
Após decidir o destino, é preciso estipular os pontos turísticos a serem visitados, como igrejas, santuários e catedrais a conhecer — muitas cidades de Minas Gerais recebem turistas interessados nas tradições religiosas e que querem visitar as belíssimas Igrejas de Minas Gerais, por exemplo.
Algumas dessas igrejas cobram um valor para a entrada — que costuma variar de R$ 5,00 a R$ 10,00 por pessoa. Por isso, é importante entrar em contato com antecedência para ver os dias e horários de funcionamento, assim como a disponibilidade de preços especiais para grupos agendados.
Visitas com guias são excelentes opções para melhorar a experiência da excursão e podem sair com um valor bem em conta, se dividido por todos.
Passagem e transporte
Existem diversas maneiras de escolher um transporte para viajar. Com relação a isso, é preciso levar em consideração o tamanho do grupo e o objetivo da viagem para decidir a maneira mais cômoda, confortável e segura para garantir a autonomia dos envolvidos.
Uma das alternativas mais indicadas para excursões é, sem dúvida, o ônibus fretado. Isso porque todo o deslocamento fica por conta do grupo e garante que todos vão viajar juntos. Afinal, conseguir passagens no mesmo transporte, dia e horário pode ser bem complicado. Além disso, administrar um grupo em um mesmo transporte é muito mais fácil que um grupo disperso em vários veículos, não é mesmo?
Os valores cobrados por ônibus fretados são mais vantajosos, você faz uma viagem segura e garante ainda uma locomoção dentro da cidade de destino, caso seja necessário. Dessa maneira, não há a necessidade de alugar um carro, depender das linhas rodoviárias urbanas, se preocupar com transtornos da estrada, espaço para bagagens, valor do combustível e pedágios.
Alimentação
O ideal é calcular o valor a ser gasto com as refeições principais — café da manhã, almoço e jantar. Uma boa maneira de não se surpreender com preços muito altos é se informar sobre os preços dos restaurantes, padarias e lanchonetes. Alguns lugares oferecem um cardápio online.
Comprar itens básicos no supermercado para preparar algumas dessas refeições — caso sua hospedagem ofereça cozinha — também é uma boa forma de economizar. Além disso, considere que os comércios próximos aos centros turísticos costumam ser mais caros. Portanto, se a intenção é economizar, fazer refeições fora dessas áreas, certamente, sai muito mais em conta.
Hospedagem
Reservar a hospedagem com antecedência é muito mais barato e a chance de conseguir preços e descontos especiais para grupos é bem maior. As principais alternativas para hospedar um grupo são as pousadas e os hotéis. Cada uma dessas opções oferece benefícios diferentes: o ideal é se certificar de que a hospedagem está bem localizada e tem capacidade de acomodar todo mundo com conforto.
Para calcular o valor gasto com hospedagem, é preciso multiplicar o valor da diária pelo número de pessoas e dias da excursão. As diárias iniciam com o check-in e terminam com o check-out. Portanto, não é preciso incluir os dias gastos na estrada.
Seguro viagem
A verdade é que toda viagem está sujeita a imprevistos. E, vamos combinar, contratempos que acontecem com um número grande de pessoas podem deixar a viagem muito mais custosa. Pensando nisso, é recomendado pesquisar um bom seguro viagem que inclua perda de bagagem, danos físicos, consulta médica e que cubra o não cumprimento de algum serviço contratado.
A escolha do seguro depende do objetivo de viagem e do orçamento do grupo. Muitas vezes, não é preciso contratar toda a cobertura do seguro, o que vai reduzir o custo. Calcule as opções e veja qual atende melhor a sua excursão.
Despesas extras
Uma dica importante é separar algum dinheiro para despesas extras: ter uma reserva de dinheiro para momentos que não foram previstos na viagem é uma estratégia fundamental. Assim, se quiser comprar uma lembrancinha, descobrir um passeio imperdível ou tiver a necessidade de comprar algum medicamento, você não terá que se preocupar com a falta de dinheiro.
Como economizar na excursão?
Fazer uma excursão é tudo de bom, mas é melhor ainda se o passeio não pesar no orçamento. Então, além de saber como fazer o cálculo de despesa de viagem, é necessário conhecer algumas dicas para economizar. Veja a seguir!
Anote todos os gastos
Para não perder o controle das despesas, a dica é anotar tudo o que foi gasto, mesmo que o valor seja mínimo. Você pode utilizar papel e caneta ou o próprio celular para marcar. Essa é uma dica interessante, já que os turistas, diante de tantas atrações para conhecer, acabam gastando sem perceber, ainda mais quando se usa o cartão.
Ao anotar as despesas, você tem exatidão no dinheiro que já usou e, desse modo, pode deixar de comprar algum item mais caro. Com isso, termina a viagem sem preocupações futuras, já que não estourou seu orçamento.
Evite usar o cartão de crédito
Se quer economizar na excursão, a dica é evitar o cartão de crédito, pois é muito fácil perder o controle das despesas e ficar com uma conta alta na hora que chegar a fatura. É claro que você pode levar esse cartão por garantia, caso surja um imprevisto. Contudo, para pagar as refeições, hospedagens, passeios e lembrancinhas o melhor mesmo é utilizar dinheiro ou cartão de débito.
Utilize transporte público para locomoção
Se estiver fazendo a excursão com um ônibus fretado, talvez não tenha que se preocupar com a locomoção no destino. Mas, caso seja necessário ir para outro ponto, prefira utilizar o transporte público no lugar do táxi. Informe-se com os moradores ou lojistas sobre as linhas e gaste bem menos para conhecer novos lugares.
Divida as despesas
Uma boa alternativa para reduzir os gastos na excursão é dividir as despesas. Que tal dividir um quarto de hotel ou pousada com os amigos para sobrar mais dinheiro para visitar os pontos turísticos? Vocês também podem dividir os gastos na hora da alimentação, comprando pratos maiores e dividindo a conta entre mais pessoas.
Pesquise preços
É claro que, quando resolvemos viajar, a ideia é relaxar a mente e não ficar pensando em cada centavo gasto. No entanto, é necessário saber que, nas cidades turísticas, o custo de alguns itens são mais altos, então vale a pena pesquisar para não gastar demais.
Por exemplo: na hora de comprar uma lembrancinha, ande um pouco mais e pesquise valores nas lojas e barraquinhas. Você vai conseguir boas ofertas e pode aproveitar o passeio sem exagerar nos gastos.
Quais são as melhores ferramentas para calcular as despesas de viagem?
O uso da tecnologia está cada vez mais presente no planejamento de viagem. Isso porque o principal objetivo dessas ferramentas é tornar as informações sobre destinos e serviços turísticos mais acessíveis. Utilizando o celular, por exemplo, é possível consultar valores e serviços para uma excursão.
Uma planilha do Excel bem elaborada pode ajudar a controlar os principais gastos, além de estruturar as despesas essenciais. Se a ideia é compartilhar e registrar os custos da viagem com todos os membros do grupo, conte com o aplicativo Splitwise.
Organizar uma excursão é uma tarefa que exige esforço e dedicação. Afinal, calcular as despesas da viagem e organizar o grupo é trabalhoso. Por isso, faça um planejamento, avalie o melhor roteiro e pesquise as melhores formas de se hospedar, se locomover e se alimentar.
Agora que você já sabe como fazer o cálculo de despesa de viagem para aproveitar melhor a excursão, quer mais dicas para planejar os próximos passeios? É só curtir a nossa página do Facebook e ficar por dentro das novidades!